Jak pobierać opłaty od sprzedawców w systemie Marketplace?

Oprogramowanie Multi-Vendor umożliwia prowadzenie marketplace - sprzedawcy z całego świata mogą się zarejestrować w systemie i sprzedawać w nim produkty. Administrator takiego systemu może zarabiać na dwa sposoby -  pobierać miesięczną opłatę od sprzedawców za korzystanie z systemu i naliczać prowizję od każdego sprzedanego produktu. Często spotykamy się z pytaniem, jak powinno się rozliczać pobrane prowizje oraz opłaty z punktu widzenia księgowości. Zamówienia złożone w Multi-Vendor, które podlegają pobraniu prowizji mogą być rozliczane na trzy sposoby. Każdy z nich wymaga odpowiedniego skonfigurowania sklepu - prowizje i opłaty mogą być płacone przez sprzedawców lub odejmowane od wypłat dla sprzedawców (vendorów). Konieczne jest też odpowiednie fakturowanie wszelkich przelewów i opłat.

1. Manualne rozliczanie dochodów sprzedawców

Pierwsza z metod nie wymaga instalowania żadnego oprogramowania - jest dostępna w podstawowej wersji Multi-Vendor. Wszystkie dochody ze sprzedaży produktów trafiają na konto głównego administratora sklepu. Każdy sprzedawca (vendor) w systemie ma dostęp do specjalnej zakładki “Księgowość”, która umożliwia sprawdzenie aktualnego salda konta, czyli dochodu sprzedawcy ze sprzedaży jego produktów. Zilustrujemy to odpowiednim przykładem:

  • Sprzedawca rejestruje się w systemie. Od każdego sprzedanego produktu płaci administratorowi 10% prowizji.

  • Klient składa zamówienie na produkty sprzedawcy za 500 zł i opłaca je przelewem bankowym. Pełna kwota zamówienia trafia na konto bankowe administratora systemu.

  • Sprzedawca w zakładce “Księgowość” widzi, że jego saldo wynosi 450 zł, ponieważ 50 zł to prowizja którą zachował administrator.

  • W dowolnym momencie, sprzedawca może złożyć zlecenie wypłaty zysków. W tym przykładzie, sprzedawca chce wypłacić 300 zł.

  • Zlecenie wypłaty pojawia się w panelu administratora, który może je zaakceptować lub odrzucić. Ważne jest to, że księgowość systemu Multi-Vendor pełni rolę wyłącznie informacyjną - po zaakceptowaniu zlecenia wypłaty, Administrator musi ręcznie wykonać przelew pieniędzy do Sprzedawcy (vendora).

  • Po zaakceptowaniu zlecenia, saldo Sprzedawcy wynosi 150 zł. Może wypłacić te pieniądze w dowolnym momencie, lub poczekać aż zbierze ich więcej z kolejnych zamówień.

Zalety:

  • całkowicie darmowa metoda, dostępna na całym świecie i w każdej wersji systemu Multi-Vendor

  • obsługuje wszystkie metody płatności

  • nie wymaga używania zewnętrznych narzędzi (jedynie musi wykonać manualnie przelewy bankowe)

  • łatwość zarządzania zwrotami (jeśli zamówienie zostanie zwrócone, automatycznie wprowadzane są odpowiednie korekty salda)

Wady:

  • transakcje nie są zautomatyzowane, co może prowadzić do błędów przy wykonywaniu przelewów

  • dodatkowa praca związana z ręcznym przygotowywaniem wypłat

Wykorzystanie tej metody wiąże się z koniecznością wystawiania faktur przy każdej wypłacie. Sprzedawca powinien wystawić administratorowi fakturę VAT na kwotę wypłaty, a administrator - fakturę prowizyjną na kwotę równą prowizji pobranej od sumy danej wypłaty. Kontynuując podany wyżej przykład, sprzedawca wystawia fakturę na 300 zł, a administrator - na prowizję pobraną od tych 300 zł, czyli ~33 zł.

2. Automatyczne rozdzielanie płatności dla sprzedawców

Ta metoda wymaga integracji z zewnętrznym pośrednikiem płatności, np. PayPal, PayU czy Przelewy24. Podczas finalizacji zamówienia w sklepie, kwota transakcji jest automatycznie rozdzielana - na konta sprzedawców trafiają kwoty pomniejszone o prowizję właściciela systemu Marketplace. Ponieważ wszystkie transakcje są wykonywane bez udziału administratora, ta metoda nie wymaga korzystania z wbudowanego w Multi-Vendor systemu księgowości.

Poniżej przykład:

  •  Sprzedawcy A i B rejestrują się w systemie. Sprzedawca A płaci 10% prowizji od zamówień, a sprzedawca B 5% prowizji.

  • Klient składa zamówienie, które zawiera produkt sprzedawcy A za 200 zł, oraz produkt sprzedawcy B za 100 zł.

  •  Klient opłaca zamówienie poprzez PayPal. Gdy płatność zostanie przetworzona, pieniądze są natychmiast rozdzielane: sprzedawca A otrzymuje 180 zł (200 zł - 10% prowizji), sprzedawca B otrzymuje 95 zł (100 zł - 5% prowizji), a administrator główny dostaje to co zostały, czyli 25 zł prowizji.

  • Ponieważ zamówienie zostało rozliczone natychmiast po jego sfinalizowaniu, nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych przelewów.

Zalety:

  • oszczędność czasu i zminimalizowanie ryzyka pomyłek

  • wykorzystywanie nowoczesnych, szybkich bramek płatności polepsza wizerunek sklepu

Wady:

  • konieczność integracji z zewnętrznym pośrednikiem płatności, co często wiąże się z wysokimi prowizjami od każdej wykonanej transakcji

Aby wprowadzić automatyczne rozdzielenie płatności do sklepu, konieczna jest instalacja odpowiedniego dodatku. Multi-Vendor posiada wbudowany dodatek PayPal Adaptive Payments, a w naszej ofercie znajdują się rozszerzenia umożliwiające integrację z polskimi pośrednikami płatności, jak PayU czy Przelewy24.

Korzystając z automatycznego rozdzielania płatności, faktury wystawiane są dokładnie tak samo jak w pierwszej metodzie. Ponieważ pieniądze trafiają na odpowiednie konta zaraz po sfinalizowaniu płatności, faktury powinny być wystawiane natychmiast po sfinalizowaniu zamówienia.

3. Rozdzielone składanie zamówienia z płatnością na konto sprzedawcy

Ostatnia metoda jest dostępna wyłącznie dla sklepów Multi-Vendor Plus i Multi-Vendor Ultimate. Sprzedawcy mogą tworzyć własne metody płatności, co oznacza że każdy może wybrać innego pośrednika. Płatność za złożone zamówienie trafia w całości na konto sprzedawcy, który potem jest odpowiedzialny za zapłacenie głównemu administratorowi prowizji. Sprzedawcy mogą wykorzystać istniejący w Multi-Vendor system zarządzania księgowością, aby szybko obliczać prowizje. Aby skorzystać z tej metody, należy zainstalować wbudowany dodatek “Bezpośrednie płatności klienta do sprzedawcy”.

Metoda ta zmienia również sposób składania zamówienia, które zawiera produkty od wielu sprzedawców. Klient składa zamówienie dla każdego sprzedawcy osobno, co umożliwia skorzystanie z różnych metod płatności.

Poniżej opisana jest procedura:   

  • Sprzedawca rejestruje się w systemie. Od każdego sprzedanego produktu płaci administratorowi 10% prowizji.

  • Klient składa zamówienie na produkty sprzedawcy za 300 zł i opłaca je płatnością BLIK. Pełna kwota zamówienia trafia na konto bankowe sprzedawcy.

  • Sprzedawca w zakładce “Księgowość” widzi, że jest zobowiązany do zapłacenia administratorowi 30 zł prowizji. Może zapłacić ją od razu, używając ustalonej z administratorem metody płatności, albo poczekać na wystawienie faktury.

  • Administrator w zakładce “Księgowość” widzi wszystkie zamówienia złożone przez sprzedawców oraz prowizję jaką powinien otrzymać od każdego z nich. Gdy prowizja zostanie opłacona, może on oznaczyć poszczególne zamówienia jako zakończone.

Zalety: 

  • udostępnienie sprzedawcom możliwości korzystania z dowolnego pośrednika płatności

  • przeniesienie odpowiedzialności za rozliczenie zamówień na sprzedawców, co oznacza mniej pracy dla administratora

  • łatwość zarządzania zwrotami (jeśli zamówienie zostanie zwrócone, administrator zwraca prowizję na konto sprzedawcy, a ten wykonuje przelew zwrotny)

Wady:

  • konieczność ręcznego wykonywania płatności przez sprzedawców, co może prowadzić do pomyłek

  • więcej pracy koniecznej do wykonania przez sprzedawców, co może zniechęcać ich do dołączenia do marketplace

Ponieważ odpowiedzialność za opłaty prowizyjne spoczywa na sprzedawcach, może dojść do sytuacji w której będą oni mieli dług wobec administratora. Multi-Vendor ma wbudowany specjalny dodatek Wypłaty zaległości sprzedawcy, który umożliwia zablokowanie dostępu do panelu administracyjnego sprzedawcom którzy przekroczą określony poziom zadłużenia wynikający z prowizji oraz regularnych opłat za korzystanie z systemu.

Ta metoda wymaga wystawienia tylko jednej faktury dla każdego zamówienia, ponieważ płatność automatycznie jest wykonywana na konto sprzedawcy. Administrator musi wystawić fakturę prowizyjną na sumę równą prowizji za złożone zamówienie - w powyższym przykładzie, prowizja ta wynosi 30 zł.

Podsumowanie

Każda z metod rozliczania zamówień sprzedawców ma swoje wady i zalety. Wybór metody powinien być zależny od specyfiki marketplace. Świeże produkty, takie jak owoce i warzywa, są dostarczane zazwyczaj tego samego dnia, a więc i rozliczenia powinny być natychmiastowe (najlepiej poprzez płatności online takie jak PayU). Z drugiej strony, materiały budowlane często mają 90-dniowy termin płatności, więc i zapłata prowizji za zamówienie może być wykonywana manualnie i w dogodnym dla sprzedawcy terminie (przy użyciu rozdzielonego składania zamówienia). Niezależnie od wybranego sposobu, Multi-Vendor znacznie ułatwia rozliczenia ze sprzedawcami i pozwala skupić się na działaniach marketingowych czy poprawianiu user experience.

Artykuł nie jest poradą prawną i na jego podstawie nie powinny być podejmowane decyzje mające wymiar finansowy. Skonsultuj się z prawnikiem lub księgowym aby uzyskać więcej informacji na temat prowadzenia księgowości w systemach typu marketplace.

Księgowość w marketplace Multi-Vendor

29 maja 2020

Odwiedź  nas

SoftSolid (CS-Cart Polska)

ul. Sportowa 14

62-090 Rokietnica

Skontaktuj się z nami

biuro@multi-vendor.pl

+48 661 661 964

+48 698 780 870

whatsapp: +48 788 538 655