Obowiązki operatora marketplace

W modelu, w którym umowa sprzedaży wiąże kupującego ze sprzedawcą, a Ty udostępniasz im tylko miejsce spotkania, fakturę wystawia sprzedawca. Obowiązek jest przypisany podatnikowi, który dokonuje dostawy, i nie przenosi się na operatora tylko dlatego, że pieniądze przeszły przez jego konto. Ty wystawiasz fakturę sprzedawcy, ale na swoją prowizję, ponieważ pośrednictwo jest osobną usługą.

Są dwie sytuacje, w których przepisy uznają Cię za dostawcę cudzego towaru. Pierwsza dotyczy sprzedaży towarów importowanych w przesyłkach o wartości do 150 euro, druga sprzedaży prowadzonej przez podatnika, który nie ma siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Unii. W obu przypadkach rozliczasz podatek tak, jakbyś sam kupił ten towar i sam go sprzedał, a to zmienia cały model księgowy marketplace.

Jeżeli żadna z tych sytuacji Cię nie obejmuje, zostaje obowiązek ewidencyjny. Musisz prowadzić elektroniczną ewidencję transakcji, w których pośredniczysz, i udostępnić ją organowi w ciągu czternastu dni od otrzymania żądania.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ruszył w 2026 roku dwuetapowo. Od 1 lutego objął podatników, u których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych, a od 1 kwietnia wszystkich pozostałych. Odbierać faktury przez system musieli natomiast wszyscy już od 1 lutego, niezależnie od tego, kiedy sami zaczęli je wystawiać.

Dla marketplace najważniejszy jest wyjątek dotyczący konsumentów: faktura wystawiona osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie idzie przez KSeF. Sprzedaż detaliczna na Twojej platformie zostaje więc poza systemem, a przez KSeF przechodzą dokumenty między firmami, w tym Twoje faktury za prowizję wystawiane sprzedawcom.

Z obowiązku wystawiania wypadają też sprzedawcy bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, co przy marketplace z zagranicznymi sprzedawcami zdarza się często. Do końca 2026 roku działa dodatkowo przepis przejściowy: przy miesięcznej sprzedaży udokumentowanej fakturami do 10 tysięcy złotych wolno jeszcze wystawiać je poza systemem.

Jeżeli pośredniczysz w sprzedaży i znasz wartość transakcji, jesteś operatorem platformy w rozumieniu przepisów o wymianie informacji podatkowych, a to oznacza roczny raport o sprzedawcach składany Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Termin upływa z końcem stycznia za rok poprzedni. Obowiązek obejmuje nie tylko sprzedaż towarów, ale też usługi świadczone osobiście, najem nieruchomości i udostępnianie środków transportu.

Zakres danych jest szerszy niż to, co zwykle zbiera sklep. Przy sprzedawcy będącym osobą fizyczną potrzebujesz imienia i nazwiska, adresu, numeru identyfikacji podatkowej wraz z krajem nadania oraz daty urodzenia. Przy firmie nazwy, adresu, numeru podatkowego i numeru w rejestrze gospodarczym. Do tego dochodzi identyfikator rachunku, na który trafia wynagrodzenie, wartość wynagrodzenia w rozbiciu na kwartały, liczba transakcji oraz prowizje, które zatrzymałeś.

Drobni sprzedawcy wypadają z raportu, ale warunek jest podwójny: mniej niż trzydzieści transakcji sprzedaży towarów i jednocześnie wynagrodzenie nieprzekraczające równowartości dwóch tysięcy euro. Przekroczenie jednej z tych granic wystarczy, żeby sprzedawca wrócił do raportu.

Gdy sprzedawca nie podaje danych mimo dwukrotnego wezwania, przepisy każą Ci najpierw wstrzymać mu wypłatę, a dopiero gdy to niemożliwe, zablokować sprzedaż. Za niedopełnienie obowiązków Szef KAS może nałożyć karę pieniężną w wysokości do miliona złotych.

Akt o usługach cyfrowych obowiązuje od 17 lutego 2024 roku i nakłada na platformy pozwalające zawierać umowy z konsumentami obowiązek sprawdzenia sprzedawcy, zanim ten zacznie sprzedawać. Zbierasz nazwę, adres, telefon, adres poczty elektronicznej, kopię dokumentu tożsamości, dane rachunku płatniczego, numer w rejestrze handlowym oraz oświadczenie sprzedawcy, że będzie oferował wyłącznie produkty i usługi zgodne z prawem Unii. Dane oceniasz pod kątem wiarygodności w publicznych rejestrach, a część z nich, w tym nazwę i numer rejestrowy, pokazujesz publicznie przy ofercie. Po zakończeniu współpracy trzymasz je jeszcze pół roku, a potem usuwasz.

Jest tu ważny wyjątek. Obowiązki dotyczące identyfikowalności sprzedawców nie obejmują mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw, czyli firm zatrudniających mniej niż pięćdziesiąt osób, o obrocie rocznym lub sumie bilansowej do dziesięciu milionów euro. Wyłączenie nie zdejmuje jednak wszystkiego: punkt kontaktowy dla organów i osobny dla użytkowników, jawne warunki korzystania z platformy oraz mechanizm zgłaszania nielegalnych treści obowiązują niezależnie od wielkości firmy.

W Polsce nadzór jest w połowie drogi. Rolę koordynatora do spraw usług cyfrowych pełni tymczasowo Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej, a ustawa wdrażająca, uchwalona 31 lipca 2026 roku i domknięta przyjęciem poprawki Senatu 4 września, na 21 września 2026 nie została jeszcze ogłoszona w Dzienniku Ustaw. Do tego czasu nie ma krajowych przepisów karnych za naruszenie tych obowiązków, co nie zmienia faktu, że samo rozporządzenie obowiązuje wprost.

Od 13 grudnia 2024 roku platformy handlowe mają własny zestaw obowiązków w rozporządzeniu o ogólnym bezpieczeństwie produktów, a od 3 stycznia 2026 roku egzekwuje je w Polsce Prezes UOKiK na podstawie odrębnej ustawy. Musisz mieć punkt kontaktowy zarejestrowany w unijnym systemie Safety Gate, osobny punkt kontaktowy dla konsumentów oraz wewnętrzną procedurę obsługi zgłoszeń.

Terminy są krótkie. Nakaz organu wykonujesz w ciągu dwóch dni roboczych, a zgłoszenie dotyczące nielegalnego produktu rozpatrujesz w ciągu trzech. Sprzedawcom, którzy regularnie wystawiają produkty niezgodne z przepisami, zawieszasz usługi. Za niewykonanie obowiązków albo decyzji Prezesa UOKiK grozi kara do miliona złotych.

Wobec sprzedawców biznesowych obowiązuje Cię rozporządzenie o przejrzystości platform, stosowane od 12 lipca 2020 roku. Regulamin ma być napisany prostym językiem, dostępny jeszcze przed zawarciem umowy i ma wymieniać podstawy, na jakich możesz ograniczyć, zawiesić albo zakończyć współpracę.

Zmiana warunków wymaga powiadomienia na trwałym nośniku z wyprzedzeniem co najmniej piętnastu dni, a zmiana wprowadzona z pominięciem tego trybu jest nieważna z mocy prawa. Zawieszenie pojedynczej oferty wymaga uzasadnienia wskazującego konkretne fakty, a zakończenie wszystkich usług trzydziestodniowego uprzedzenia.

Jeżeli pokazujesz oferty w określonej kolejności, opisujesz w regulaminie główne parametry plasowania i mówisz wprost, czy i jak wpływa na nie wynagrodzenie otrzymane od sprzedawcy. Samego algorytmu ujawniać nie musisz.

Z obowiązku prowadzenia wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg i wskazania mediatorów zwolnione są małe przedsiębiorstwa. W Polsce naruszenie tych przepisów jest czynem nieuczciwej konkurencji, więc sprzedawca dochodzi swoich praw przed sądem cywilnym, a nie przed urzędem.