Obowiązki operatora marketplace

W modelu, w którym umowa sprzedaży wiąże kupującego ze sprzedawcą, a Ty udostępniasz im tylko miejsce spotkania, fakturę wystawia sprzedawca: firmie zawsze, a konsumentowi wtedy, gdy ten o nią poprosi w ciągu trzech miesięcy. Obowiązek jest przypisany podatnikowi, który dokonuje dostawy, i nie przenosi się na operatora tylko dlatego, że pieniądze przeszły przez jego konto. Ty wystawiasz sprzedawcy fakturę na swoją prowizję, ponieważ pośrednictwo jest osobną usługą. Inaczej jest, gdy w regulaminie występujesz jako sprzedawca działający we własnym imieniu na rachunek sprzedawców. Taki model komisowy przepisy traktują tak, jakbyś sam kupił towar albo usługę i sam je sprzedał, więc wtedy faktura dla kupującego jest po Twojej stronie.

Są dwie sytuacje, w których przepisy uznają Cię za dostawcę cudzego towaru. Pierwsza dotyczy sprzedaży towarów importowanych w przesyłkach o wartości do 150 euro, druga dostaw towarów do konsumentów w Unii, których dokonuje za Twoim pośrednictwem sprzedawca bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Unii. Jego sprzedaż do firm oraz usługi tej regule nie podlegają. W obu przypadkach rozliczasz podatek tak, jakbyś sam kupił ten towar i sam go sprzedał, a to zmienia cały model księgowy marketplace.

Jeżeli żadna z tych sytuacji Cię nie obejmuje, zostaje obowiązek ewidencyjny. Prowadzisz elektroniczną ewidencję sprzedaży do konsumentów, w której pośredniczysz, przechowujesz ją przez dziesięć lat i udostępniasz organowi podatkowemu w ciągu czternastu dni od doręczenia żądania.

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur ruszył w 2026 roku dwuetapowo. Od 1 lutego objął podatników, u których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 roku 200 milionów złotych, a od 1 kwietnia wszystkich pozostałych. Odbierać faktury przez system musieli natomiast wszyscy już od 1 lutego, niezależnie od tego, kiedy sami zaczęli je wystawiać.

Dla marketplace najważniejszy jest wyjątek dotyczący konsumentów: faktura wystawiona osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie musi iść przez KSeF. Sprzedaż detaliczna na Twojej platformie zostaje więc poza systemem, a przez KSeF przechodzą dokumenty między firmami, w tym Twoje faktury za prowizję wystawiane sprzedawcom.

Z obowiązku wystawiania wypadają też sprzedawcy bez siedziby i bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, co przy marketplace z zagranicznymi sprzedawcami zdarza się często. Do końca 2026 roku działa dodatkowo przepis przejściowy: dopóki wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekroczy 10 tysięcy złotych, wolno je wystawiać poza systemem, a faktura, która tę granicę przekracza, musi już przejść przez KSeF. Tak samo do końca roku poza systemem mogą zostać faktury wystawiane przy użyciu kasy rejestrującej.

Od 1 stycznia 2027 roku za fakturę wystawioną poza systemem wbrew obowiązkowi naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do pełnej kwoty podatku wykazanego na fakturze, a przy fakturze bez podatku do 18,7 procent jej kwoty.

Jeżeli zawierasz ze sprzedawcami umowy o korzystanie z platformy i znasz wartość wypłacanego im wynagrodzenia albo możesz ją rozsądnie ustalić, jesteś operatorem platformy w rozumieniu przepisów o wymianie informacji podatkowych, a to oznacza roczny raport o sprzedawcach składany Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Termin upływa z końcem stycznia za rok poprzedni. Obowiązek obejmuje nie tylko sprzedaż towarów, ale też usługi świadczone osobiście, najem nieruchomości i udostępnianie środków transportu.

Zakres danych jest szerszy niż to, co zwykle zbiera sklep. Przy sprzedawcy będącym osobą fizyczną potrzebujesz imienia i nazwiska, adresu, numeru identyfikacji podatkowej wraz z krajem nadania oraz daty urodzenia. Przy firmie nazwy, adresu, numeru podatkowego i numeru w rejestrze gospodarczym. Do tego dochodzi identyfikator rachunku, na który trafia wynagrodzenie, wartość wynagrodzenia w rozbiciu na kwartały, liczba transakcji oraz prowizje, które zatrzymałeś.

Drobni sprzedawcy wypadają z raportu, ale warunek jest podwójny: mniej niż trzydzieści transakcji sprzedaży towarów i jednocześnie wynagrodzenie nieprzekraczające równowartości dwóch tysięcy euro. Przekroczenie jednej z tych granic wystarczy, żeby sprzedawca wrócił do raportu.

W tym samym terminie co raport przekazujesz każdemu sprzedawcy informacje, które go dotyczą. Dane sprawdzasz pod kątem wiarygodności, a raport i dowody przechowujesz przez pięć lat od końca roku, w którym minął termin jego złożenia. Gdy sprzedawca mimo pierwszej prośby i dwóch ponagleń nie poda danych w ciągu sześćdziesięciu dni od pierwszej prośby, przepisy każą Ci wstrzymać mu wypłatę, a dopiero gdy to niemożliwe, zablokować mu sprzedaż do czasu przekazania danych. Za niedopełnienie obowiązków Szef KAS może nałożyć karę pieniężną w wysokości do miliona złotych.

Akt o usługach cyfrowych obowiązuje od 17 lutego 2024 roku i nakłada na platformy pozwalające zawierać umowy z konsumentami obowiązek sprawdzenia sprzedawcy, zanim ten zacznie sprzedawać. Zbierasz nazwę, adres, telefon, adres poczty elektronicznej, kopię dokumentu tożsamości albo identyfikację elektroniczną, dane rachunku płatniczego, numer w rejestrze handlowym oraz oświadczenie sprzedawcy, że będzie oferował wyłącznie produkty i usługi zgodne z prawem Unii. Dane oceniasz pod kątem wiarygodności w publicznych rejestrach, a część z nich, w tym nazwę i numer rejestrowy, pokazujesz publicznie przy ofercie. Po zakończeniu współpracy trzymasz je jeszcze pół roku, a potem usuwasz.

Jest tu ważny wyjątek. Obowiązki dotyczące identyfikowalności sprzedawców nie obejmują mikroprzedsiębiorstw i małych przedsiębiorstw, czyli firm zatrudniających mniej niż pięćdziesiąt osób, o obrocie rocznym lub sumie bilansowej do dziesięciu milionów euro, z wliczeniem firm powiązanych i partnerskich. Po przekroczeniu progów wyłączenie działa jeszcze dwanaście miesięcy. Nie zdejmuje jednak wszystkiego: punkt kontaktowy dla organów i osobny dla użytkowników, jawne warunki korzystania z platformy, mechanizm zgłaszania nielegalnych treści oraz uzasadnianie decyzji o usunięciu oferty albo zawieszeniu konta obowiązują niezależnie od wielkości firmy.

Polska ustawa wdrażająca została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 6 października 2026 roku i wchodzi w życie 6 listopada 2026 roku. Koordynatorem do spraw usług cyfrowych zostaje na stałe Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej, który współpracuje z Prezesem UOKiK, a ustawa wprowadza tryb postępowania w sprawie naruszeń i administracyjne kary pieniężne. Samo rozporządzenie obowiązuje wprost już teraz, więc obowiązki opisane wyżej nie czekają na tę datę.

Od 13 grudnia 2024 roku platformy handlowe mają własny zestaw obowiązków w rozporządzeniu o ogólnym bezpieczeństwie produktów, a od 3 stycznia 2026 roku egzekwuje je w Polsce Prezes UOKiK na podstawie odrębnej ustawy. Musisz mieć punkt kontaktowy zarejestrowany w unijnym systemie Safety Gate, osobny punkt kontaktowy dla konsumentów oraz wewnętrzną procedurę obsługi zgłoszeń.

Terminy są krótkie. Nakaz organu wykonujesz w ciągu dwóch dni roboczych, a zgłoszenie dotyczące bezpieczeństwa produktu, przesłane przez mechanizm zgłaszania treści, rozpatrujesz w ciągu trzech dni roboczych. Sprzedawców, którzy często wystawiają produkty niezgodne z przepisami o bezpieczeństwie, najpierw ostrzegasz, a potem w rozsądnym terminie zawieszasz im usługi. Uwzględniasz też informacje o produktach niebezpiecznych, które organy publikują w Safety Gate.

Najwięcej pracy przy wdrożeniu wymaga karta produktu. Sprzedawca musi mieć gdzie podać nazwę i adres producenta, a gdy producent działa poza Unią, także osoby odpowiedzialnej w Unii, dane identyfikujące produkt wraz ze zdjęciem oraz ostrzeżenia w języku kupującego, a Ty pokazujesz te informacje w ofercie. Procedury platformy mają obejmować też oświadczenie sprzedawcy, że oferuje wyłącznie produkty zgodne z przepisami. Gdy produkt zostaje wycofany, pomagasz dotrzeć do kupujących i współpracujesz z organami.

Za brak punktów kontaktowych, za niewykonanie w terminie decyzji Prezesa UOKiK nakazującej usunięcie oferty oraz za brak współpracy z organami nadzoru rynku grozi kara do miliona złotych.

Od 1 stycznia 2023 roku każda informacja o obniżce ceny musi pokazywać najniższą cenę tego towaru z trzydziestu dni przed obniżką. Gdy produkt jest w sprzedaży krócej, liczy się najniższa cena od początku oferowania, a przy towarach szybko psujących się cena sprzed pierwszej obniżki. Te same zasady obowiązują w reklamie. Za naruszenie wojewódzki inspektor Inspekcji Handlowej może nałożyć karę do 20 tysięcy złotych, a przy co najmniej trzech naruszeniach w ciągu roku do 40 tysięcy.

Kto na marketplace odpowiada za tę informację, zależy od tego, kogo pytasz. Według wytycznych Komisji Europejskiej obowiązek ciąży na sprzedawcy, a platforma będąca wyłącznie pośrednikiem mu nie podlega. UOKiK idzie dalej: jeżeli dajesz sprzedawcom narzędzia do oznaczania obniżek, odpowiadasz za to, żeby pokazywały najniższą cenę. Multi-Vendor daje je każdemu sprzedawcy w postaci ceny katalogowej wyświetlanej jako cena przekreślona, a w edycjach od PLUS także w postaci własnych promocji, więc w praktyce przyjmij, że obowiązek jest również Twój. W styczniu 2026 roku Prezes UOKiK nałożył za brak albo błędną najniższą cenę kary na Zalando i na operatora Temu, w wysokości odpowiednio 30,9 i 5,9 miliona złotych, przy czym decyzje nie były wtedy prawomocne.

Jako dostawca platformy masz też własne obowiązki informacyjne wobec kupujących. Przed zawarciem umowy informujesz o głównych parametrach, według których układasz oferty, o tym, czy sprzedawca jest przedsiębiorcą, na podstawie jego oświadczenia, a jeśli nie jest, o tym, że przepisy chroniące konsumenta nie mają do tej umowy zastosowania. Wyjaśniasz też, jak obowiązki wobec kupującego dzielą się między Ciebie a sprzedawcę.

Osobno pilnujesz opinii i pozycjonowania. Jeżeli pokazujesz opinie, informujesz, czy i jak sprawdzasz, że pochodzą od osób, które kupiły produkt. Przedstawianie opinii jako zweryfikowanych bez takiej weryfikacji, publikowanie fałszywych opinii oraz ukrywanie, że wyższa pozycja oferty jest opłacona, są praktykami zakazanymi w każdych okolicznościach. Za praktyki naruszające zbiorowe interesy konsumentów Prezes UOKiK może nałożyć karę do dziesięciu procent obrotu.

Wobec sprzedawców biznesowych obowiązuje Cię rozporządzenie o przejrzystości platform, stosowane od 12 lipca 2020 roku. Regulamin ma być napisany prostym językiem, dostępny jeszcze przed zawarciem umowy i ma wymieniać podstawy, na jakich możesz ograniczyć, zawiesić albo zakończyć współpracę.

Zmiana warunków wymaga powiadomienia na trwałym nośniku z wyprzedzeniem co najmniej piętnastu dni, a zmiana wprowadzona z pominięciem tego trybu jest nieważna z mocy prawa. Zawieszenie pojedynczej oferty wymaga uzasadnienia wskazującego konkretne fakty, a zakończenie wszystkich usług trzydziestodniowego uprzedzenia.

Jeżeli pokazujesz oferty w określonej kolejności, opisujesz w regulaminie główne parametry plasowania, powody, dla których właśnie one mają największe znaczenie, oraz to, czy i jak wpływa na nie wynagrodzenie otrzymane od sprzedawcy. Samego algorytmu ujawniać nie musisz.

Z obowiązku prowadzenia wewnętrznego systemu rozpatrywania skarg i wskazania mediatorów zwolnione są małe przedsiębiorstwa. W Polsce naruszenie tych przepisów jest czynem nieuczciwej konkurencji, więc sprzedawca dochodzi swoich praw przed sądem cywilnym, a nie przed urzędem.