Weryfikacja sprzedawców w marketplace: co musisz sprawdzić, zanim ktoś zacznie u Ciebie sprzedawać

W zwykłym sklepie internetowym wiesz, kto sprzedaje, bo sprzedajesz Ty. W marketplace sprzedają inni, a Ty odpowiadasz za to, żeby klient wiedział, z kim zawiera umowę. Weryfikacja sprzedawcy przestała więc być dobrą praktyką i stała się obowiązkiem, który wynika z trzech niezależnych źródeł: z aktu o usługach cyfrowych, z przepisów o raportowaniu DAC7 i z wymagań bramki płatniczej, jeśli rozliczasz sprzedawców automatycznie. Każde z nich prosi o trochę inne dane i każde z innego powodu.

Ten tekst nie jest poradą prawną. Opisuje, co wynika z przepisów i z tego, jak działa Multi-Vendor, żeby proces rejestracji sprzedawcy dało się zaprojektować raz, a nie poprawiać po pierwszym piśmie z urzędu.

Akt o usługach cyfrowych: wiesz, kto u Ciebie sprzedaje

Rozporządzenie znane jako DSA obowiązuje od 17 lutego 2024 roku. Jego artykuł 30 dotyczy platform, na których konsumenci zawierają umowy ze sprzedawcami, czyli właśnie marketplace. Zanim sprzedawca zacznie oferować towary, musisz zebrać jego nazwę, adres, numer telefonu i adres poczty elektronicznej, kopię dokumentu tożsamości albo jego identyfikację elektroniczną, dane rachunku płatniczego, numer w rejestrze handlowym, jeśli sprzedawca jest w takim rejestrze, oraz jego oświadczenie, że będzie oferował wyłącznie produkty i usługi zgodne z prawem Unii.

Samo zebranie danych nie wystarczy. Masz je ocenić pod kątem wiarygodności, korzystając z publicznie dostępnych rejestrów albo prosząc sprzedawcę o dokumenty. W Polsce naturalnym punktem odniesienia są CEIDG i KRS, a dla rachunku bankowego wykaz podatników VAT, w którym widać rachunki zgłoszone przez czynnych podatników. Jeżeli dane okażą się nieprawdziwe, niepełne albo nieaktualne, wzywasz sprzedawcę do poprawki, a gdy jej nie wprowadzi, szybko zawieszasz mu sprzedaż do czasu uzupełnienia. Nazwę, adres, telefon, adres poczty elektronicznej, rejestr z numerem i oświadczenie sprzedawcy pokazujesz klientom co najmniej tam, gdzie prezentujesz jego produkty. Po zakończeniu współpracy przechowujesz dane jeszcze pół roku, a następnie usuwasz.

Przepis ma ważny wyjątek. Obowiązki dotyczące identyfikowalności sprzedawców nie obejmują platform prowadzonych przez mikroprzedsiębiorstwa i małe przedsiębiorstwa, czyli firmy zatrudniające mniej niż pięćdziesiąt osób, o rocznym obrocie albo sumie bilansowej do dziesięciu milionów euro. Do progów wlicza się dane firm powiązanych i partnerskich, więc mała spółka należąca do większej grupy zwykle ze zwolnienia nie korzysta. Jeśli dopiero startujesz samodzielnie, wyjątek najpewniej Cię dotyczy, ale po przekroczeniu progów działa jeszcze tylko przez dwanaście miesięcy, a proces rejestracji zbudowany od początku z myślą o weryfikacji nie wymaga wtedy przebudowy. Od 6 listopada 2026 roku przestrzegania tych obowiązków pilnuje w Polsce Prezes UOKiK, co opisujemy we wpisie o ustawie o usługach cyfrowych.

DAC7: dane, o które zapyta fiskus

Drugi zestaw danych wynika z przepisów podatkowych i obowiązuje niezależnie od DSA, więc zwolnienie małych platform z aktu o usługach cyfrowych nie ma tu zastosowania. Jeżeli zawierasz ze sprzedawcami umowy o korzystanie z platformy i znasz wartość wypłacanego im wynagrodzenia albo możesz ją rozsądnie ustalić, co jest w marketplace regułą, raz w roku do końca stycznia składasz Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej raport o sprzedawcach za rok poprzedni.

Przy sprzedawcy będącym osobą fizyczną potrzebujesz jego imienia i nazwiska, adresu, numeru identyfikacji podatkowej z krajem jego nadania oraz daty urodzenia. Przy firmie wystarczy nazwa, adres, numer podatkowy i numer w rejestrze gospodarczym. Do tego dochodzą identyfikator rachunku, na który wypłacasz pieniądze, wynagrodzenie w rozbiciu na kwartały, liczba transakcji i prowizje, które zatrzymałeś. Drobni sprzedawcy wypadają z raportu tylko wtedy, gdy mają mniej niż trzydzieści transakcji sprzedaży towarów i jednocześnie wynagrodzenie nieprzekraczające równowartości dwóch tysięcy euro.

Najwięcej kłopotu sprawia data urodzenia, bo żaden sklep jej zwykle nie zbiera, a bez niej raport jest niekompletny. Przepisy przewidują też sytuację, w której sprzedawca milczy: gdy mimo pierwszej prośby i dwóch ponagleń nie poda danych w ciągu sześćdziesięciu dni, wstrzymujesz mu wypłatę, a gdy to niemożliwe, blokujesz sprzedaż do czasu przekazania danych. Za niedopełnienie obowiązków grozi kara do miliona złotych, więc pola potrzebne do raportu dobrze jest mieć w formularzu rejestracji od pierwszego dnia.

Bramka płatnicza sprawdza po swojemu

Jeżeli pieniądze klientów dzielisz automatycznie przez Przelewy24 albo PayU, bramka musi poznać sprzedawcę, zanim wypłaci mu pierwsze środki. W Przelewy24 rejestrujesz go, podając NIP i REGON, przy osobie fizycznej PESEL, a przy spółce numer KRS, do tego rachunek bankowy i dane reprezentanta. PayU prowadzi własną weryfikację wymaganą przez przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i daje sprzedawcy dziewięćdziesiąt dni na dosłanie dokumentów.

Weryfikacja w bramce nie przenosi na nią Twoich obowiązków z DSA ani z DAC7, ale w dużej części pracuje na te same dane. Jeżeli formularz rejestracji sprzedawcy w marketplace zbiera od razu wszystko, czego wymagają przepisy i bramka, sprzedawca wypełnia go raz, a Ty nie prosisz go co kilka tygodni o kolejny dokument. Szerzej o modelach rozliczeń piszemy na stronie o płatnościach w marketplace.

Jak to ułożyć w Multi-Vendorze

Multi-Vendor ma osobny zestaw pól profilu dla sprzedawców, który ustawiasz w panelu administratora. Możesz w nim dodać własne pola, w tym pole daty na datę urodzenia i pole pliku, przez które sprzedawca załącza skan dokumentu tożsamości albo odpis z rejestru. Na tej samej zasadzie dokładasz pole na numer rachunku, bo poza integracjami z bramkami system nie ma go w standardowym profilu.

Za kontrolę odpowiada dodatek do moderacji danych sprzedawców, który w polskim panelu nosi myląco wąską nazwę Moderacja produktów sprzedawcy. Ma dwa ustawienia ważne dla weryfikacji: Zatwierdzanie nowo utworzonych sprzedawców, dzięki któremu każde nowe konto sprzedawcy trafia do Ciebie do akceptacji, oraz Zatwierdzanie aktualizacji profilu sprzedawcy, które zatrzymuje do akceptacji zmiany wprowadzone przez sprzedawcę już po rejestracji. To drugie chroni przed sytuacją, w której ktoś przechodzi weryfikację z jednymi danymi, a potem podmienia je na inne. Sprzedawcę, który nie uzupełnił danych, możesz też wyłączyć albo zawiesić, bo system przewiduje dla kont sprzedawców osobne statusy.

Jednej rzeczy system za Ciebie nie zrobi: nie sprawdzi danych w CEIDG, KRS ani w wykazie podatników VAT. Ocena dokumentów, prośby o poprawki i pilnowanie terminu przechowywania danych po odejściu sprzedawcy zostają procedurą po Twojej stronie. Można ją częściowo zautomatyzować dodatkiem, ale warto ją najpierw opisać i przećwiczyć na kilku pierwszych sprzedawcach, żeby wiedzieć, co dokładnie automatyzujesz.

Od czego zacząć

Przy nowym marketplace najrozsądniej jest zebrać wymagania DSA, DAC7 i wybranej bramki w jedną listę pól, ustawić z niej formularz rejestracji sprzedawcy i włączyć zatwierdzanie nowych kont, zanim pierwszy sprzedawca się zarejestruje. Przy marketplace, który już działa, kolejność jest odwrotna: najpierw sprawdzasz, których danych brakuje u obecnych sprzedawców, a dopiero potem zmieniasz formularz, żeby nowe konta nie powiększały zaległości. Pełne zestawienie obowiązków operatora, razem z tym, co Multi-Vendor obsługuje od razu, a co trzeba dołożyć, znajdziesz na stronie Obowiązki operatora marketplace.

Jeżeli chcesz, żebyśmy przejrzeli formularz rejestracji i ustawienia moderacji w Twoim marketplace, napisz do nas. Powiemy, czego brakuje i co da się ustawić bez programowania.